REKISTERIT
Työväen Sivistysliiton Helsingin Opintojärjestö ry
Löydät tätlä sivulta käytössämme olevien rekisterien selosteet sekä niiden tietosuojaselosteet.
Rekisteriseloste ja tietosuojaseloste MailChimp
23.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
TSL:n Helsingin Opintojärjestö ry
Y-tunnus 0281267-8
Säästöpankinranta 6 C, 2 krs.00530 Helsinki
[email protected] <mailto:[email protected]>_
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Eeva Mäkinen
p. 050 3676 425
3. Rekisterin nimi
Kurssitiedotuksen sähköpostilista
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kursseista ja luennoista tiedottaminen TSL-Helsingin kurssilaisille ja muille kursseista kiinnostuneille.
5. Rekisterin tietosisältö
Sähköpostiosoite
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedotusluvan antaneet kurssilaiset, verkkosivujen yhteydenottolomakkeen täyttäneet henkilöt. Tietoa säilytetään Yhdysvaltalaisessa MailChimp-viestityspalvelussa, heidän palvelimellaan. MailChimp noudattaa omassa toiminnassaan EU:n tietosuoja-asetusta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tiedot säilytetään ns. pilvipalvelussa, joka saattaa fyysisesti sijaita EU:n ja/tai ETA:n ulkopuolella.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. manuaalinen aineisto
Tietoja ei tulosteta paperille.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietoja käsitellään suojatulla verkkoyhteydellä. Pääsy tietoihin on TSL Helsingin kahdella työntekijällä, joilla on tarvittavat tietoturvalliset taidot tietojen käsittelyyn.
Tietosuojaseloste Hellewi
TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 13.4.2018
Rekisterin nimi
Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)
Rekisterin pitäjä
Työväen Sivistysliiton Helsingin Opintojärjestö ry
Rekisterin vastuuhenkilö
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii toiminnanjohtaja, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Rekisteriasioita hoitava henkilö on Eeva Mäkinen
Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.
Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.
Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut
kohdentuvat oikein.
Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.
Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.
Rekisterin tietosisältö
· Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
· Henkilötunnus opettajille pakollinen.
· Henkilötunnus ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
· Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.
· Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.
· Kotikunta tilastointia varten.
· Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.
· Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä. Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.
Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.
Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.
Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.
Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.
Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.
Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.
Rekisteröidyn informointi
Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on
nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.
Rekisterihallinto
TSL Helsinki käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. TSL Helsinki on siirtänyt päätösvallan toiminnanjohtajalle.
Rekisteriseloste ja tietosuojaseloste FloMembers
23.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
TSL:n Helsingin Opintojärjestö ry
Y-tunnus 0281267-8
Säästöpankinranta 6 C, 2 krs.00530 Helsinki
[email protected] <mailto:[email protected]>
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Eeva Mäkinen p. 050 3676 425
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterillä ylläpidetään TSL Helsingin jäsenjärjestöjen yhteystietoja. Sillä myös hallinnoidaan tapahtumiin ilmoittautumista.
5. Rekisterin tietosisältö
Nimi (joko järjestön nimi tai henkilön nimi), osoite, postitoimipaikka, sähköpostiosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenjärjestöiltä pyydetään itse ajankohtaiset tiedot. Tapahtumiin ilmoittaudutaan järjestelmässä olevan lomakkeen avulla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. manuaalinen aineisto
Aineistoa tulostetaan vain silloin, kun lähetetään jäsenille kirjepostia. Silloin tulostetaan vain tarrat, jotka tarvitaan osoitteiden kiinnittämiseen tarroilla kirjekuoriin.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä
monitoroidaan ympäri vuorokauden.
Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. 3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.